fbpx

Organisaties vragen een dynamische ruimteprogrammering. 

Begin oktober kondigde de regering opnieuw strenge regels af om de opleving van COVID19 in te dammen. “We werken thuis en reizen alleen als het moet,” zo sprak premier Rutte. COVID19 houdt ons in de greep en we zijn met elkaar niet voldoende gedisciplineerd om ons gedrag naar de omstandigheden aan te passen. Dat gedrag geeft in de wereld van de werkomgeving veel vragen en de meningen zijn nogal verdeeld.

Begin september was de op het laatst hete maar wat betreft COVID19 ogenschijnlijk rustig zomer voorbij en maakten veel organisaties en bedrijven zich op om medewerkers terug naar kantoor te laten keren. Die voorbereidingen werden ingehaald door de maatregelen nadat COVID19 weer aan een opmars was begonnen. Het is nu heel wel denkbaar dat deze nieuwe maatregelen tot april 2021 blijven gelden. ‘Safety first’ zal het parool zijn en de ervaringen met het tot op heden thuiswerken zijn overwegend positief.

Beslisdata

Wat betekenen nu deze ontwikkelingen voor de huisvestingsbranche. In de meest letterlijke zin: wat betekent dit alles voor onze manier van werken en onze omgeving? Wat betekent dit voor opdrachtgevers en haar medewerkers? En voor opdrachtgevers en haar zakelijke partners op het gebied van dienstverlening en advies?

Iedereen wil graag inzicht krijgen opdat huisvestingsvraagstukken op korte termijn kunnen worden omgezet naar strategie voor de middellange termijn. Zo zullen huurcontracten aflopen, facilitaire contracten verlopen en interieurelementen komen tot een afschrijving. In combinatie met de budgetrondes van oktober tot december worden daarom nu maatregelen genomen om zo efficiënt mogelijk om te gaan met de huisvestingslasten enerzijds en anderzijds om als organisatie zo gezond en effectief mogelijk te blijven. En dat is een groot probleem omdat organisaties dynamischer zijn dan ooit. Want naast een normale crisis waarin formaties krimpen of afdelingen worden gereorganiseerd, is de afgelopen zes maanden de hele verdeling van waar men werkt nu op de schop gegaan.

Een cruciale rol bij het innemen van een positie in deze turbulentie is het verzamelen van goede beslisdata. Deze data maken het mogelijk scenario’s met verschillende opties te ontwikkelen die snel en duidelijk aangeven welke koers een leidinggevende voor zijn organisatie kan uitzetten.

Probleem

Een belangrijk opleverdocument bij het proces van het verzamelen van data die leiden tot afgewogen keuzes, is veelal het ambitiedocument, een ruimtelijk programma of ook wel het programma van eisen. Dit document komt in veel verschillende gedaanten voor. Maar vaste waarden zijn altijd:

  • de ambitie van de verandering van de huisvesting danwel de organisatie,
  • de beschrijving van de gewenste werkrelaties en hoe die georganiseerd moeten worden,
  • het (toekomstige) werkplekconcept en
  • de ruimtebehoefte uitgerekend in een ruimtestaat.

Dit document blijft noodzakelijk. Ook wanneer plannen worden gemaakt over hoe het werkproces er de komende anderhalf jaar gaat uitzien met de continue aanwezigheid van COVID.

Maar er is een probleem.

De huisvestingsbranche kan zich helaas niet op de borst kloppen als het gaat om de mogelijkheden van digitalisering en automatisering optimaal te benutten.

Veelal wordt informatie nog verzameld op een traditionele manier. Daarbij kan aan de volgende methoden worden gedacht.

  • Veelal handmatige of face-to-face informatieverzameling dat veel tijd kost en gevoelig is voor meningen en daarmee ook subjectiviteit in de hand kan werken. Met op dit moment veelal lege kantoren is deze manier van informatie verzamelen welhaast ook onmogelijk.
  •  Traditionele informatieverzameling als een enquête, een interview of observatie, kent een lange verzamel- en verwerkingstijd. De tijd die het daarbij kost om fysiek afspraken in te plannen en de beperking van het aantal adviseurs gaat ten koste van het adequaat kunnen reageren op de situatie. Wederom gaat daarmee tijd en geld verloren.
  • Het verwerken van alle ongestructureerde informatie uit diverse bronnen naar vaak één of maximaal twee scenario’s in een document (bijvoorbeeld Word of Excel) geeft een gebrekkige communicatie en vervolgens een dito inzicht.

Toekomstig huisvestingsbeleid

Hoe nu het huisvestingsbeleid te organiseren? Hoe werken de medewerkers van een organisatie? En waar werken ze? Meer en intensiever dan ooit gaat de BV Nederland zich het komende jaar over deze vraag buigen. Bij het formuleren van het toekomstig huisvestingsbeleid spelen een aantal factoren een belangrijke rol:

  • Snelheid. Elke maand gaat de komende periode een organisatie veel geld kosten. De omzetten lopen terug en de kosten gaan omhoog. Elke maand dat inzicht in de organisatie van de huisvesting eerder bekend is levert dat mogelijk resultaat.
  • Accuratesse. De komende maanden worden beslissingen gekenmerkt door veel onbekende factoren. Wat men wil, voelt en kan ten aanzien van werken is alleen goed te analyseren wanneer iedereen in dit proces wordt meegenomen. Maar daarvoor moet informatie wel objectief en professioneel verzameld zijn. Pas dan zijn analyses en scenario’s betrouwbaar. Dit levert minder faalkosten op evenals effectievere organisaties en huisvestingsstrategieën.
  • Flexibiliteit. Adviezen op (digitaal) papier zijn lineair. Het is één uitkomst. Wenselijk is een dashboard dat bij elk scenario uitkomsten geeft en dat die variaties registreert. Een dashboard kan antwoorden op vragen geven. Wat betekent het als een afdeling thuis concentratiewerkzaamheden gaat uitvoeren? Of als mensen nog maar één terugkomdag per afdeling hebben? Of wat betekent het als het ziekteverzuim stijgt of afdelingen onevenredig gaan krimpen? Kortom, diverse vragen hebben diverse antwoorden die inzicht geven wanneer daar naar wordt gevraagd.

Hoe nu om te gaan met deze behoefte in de huisvestingsmarkt? WPA is in 2007 opgericht door een software architect en een business consultant met de intentie om werkprocessen digitaal te kunnen analyseren en uitkomsten daarover en te automatiseren. Het hogere doel was om grip op de resultaten van de huisvestingsstrategie te krijgen door datagedreven inzichten en automatisering. Bij de start van de activiteiten in 2007 was er op dit gebied nog veel te winnen; (data)analyse en automatisering moest zijn weg nog vinden in de wereld van de huisvesting. Opmerkelijk is het dat in veel industrieën softwarepakketten al jarenlang ons leven zoveel beter en overzichtelijker maken. Denk aan systemen zoals CRM, HR of ERP, maar ook aan creatieve software als Sketchup of Revit. Bestaande systemen vol met wizards, templates en geautomatiseerde acties die het vele repetitieve werk vervangen waardoor de aandacht op het feitelijke werk kan worden gericht. Waarom dan vertrouwt de wereld van de huisvesting nog op onder andere interviews en Word, Excel en Powerpoint als het gaat om het ontwikkelen van inzichten?

Vragen

Anno 2020 is de toepassing van datagedreven inzichten en automatisering door huisvestingsprofessionals wel mogelijk. Nadat eerder financiële- of productieprocessen van deze informatietechnologie konden profiteren is dat nu ook mogelijk in de huisvestingssector. Aan de hand van verkregen inzichten kunnen strategieën worden bijgestuurd. WPA volgt daarbij het proces ‘Observe, Orient, Decide, Act’ en maakt daarmee de cirkel van het ophalen van inzichten rond.

Een moment om bij stil te staan. Te meer wanneer wordt onderkend dat een gemiddelde werknemer in Nederland jaarlijks 65.000 euro kost en de bijbehorende werkplek 9.500 euro. Om de relatie tussen deze kapitaalkosten te optimaliseren is de aanwezigheid van een dashboard dan ook wel een vereiste.

Het op te stellen programma van eisen plukt ook de vruchten van de moderne mogelijkheden van data en automatisering. Samen met partners kan software worden geconfigureerd en kan huisvesting worden gestuurd op organisatiedynamiek en behoeften.

Bij het ontwikkelen van de huisvestingsstrategie voor de toekomst zijn – zeker in de komende anderhalf jaar – per kwartaal enkele inzichten onontbeerlijk. Gedacht kan worden aan de hieronder staande aspecten.

  • Wie hebben elkaar nodig nu er meer wordt thuisgewerkt? Moeten voor bepaalde groepen of functionarissen fysieke interacties lokaal worden georganiseerd? Zeker is wel dat online communiceren via ‘Teams’ op de lange termijn niet wenselijk is voor Young Professionals en bepaalde groepen die werken aan complexe vraagstukken waarbij aspecten als interactie en creativiteit belangrijk zijn.
  • Wat wordt de huisvestingsbehoefte? Algemeen bekend zijn inmiddels wel begrippen als ‘clubhuis’ of ‘hybride kantoor’, maar welke versie werkt in welke hoedanigheid voor welke organisatie? En welke impact heeft dat op de ruimte?
  • Wat verandert er aan het werkplekconcept? En voor hoelang? Eens te meer verandert momenteel de wereld van leven, wonen en werken. Keren oude waarden als kleinschaligheid wellicht terug en daarmee ook oudere werkconcepten? Of komen er nuances op voor bijvoorbeeld agile teams, of voor het call center? Om deze nuances juist en direct te kunnen sturen, opslaan en vergelijken zijn dataplatforms onontbeerlijk.
  • Wat vinden de medewerkers zelf? Gemeten na een periode van drie maanden, een half jaar, en zo verder. Wat zijn de problemen van de nieuwe strategie? Waar lopen medewerkers tegenaan? Belangrijk is te weten hoe enerzijds het werkgeluk van de medewerker kan worden gerealiseerd en anderzijds de juiste bedrijfsmatige beslissingen worden genomen. Het vinden van die balans is de voorbehouden aan de digitale kansen die er zijn.

 Als er een momentum is om definitief om te schakelen naar een digitale aansturing van de huisvestingsstrategie dan is dat wel het najaar van 2020.

Met veel vraagstukken gedurende de komende tijd in het verschiet kan een organisatie dan per kwartaal haar programma van eisen bijstellen om de effectiviteit van de organisatie op peil te houden met een bijpassend huisvestingsbeleid en -budget.

Eelco Voogd,

Work & People Analytics BV